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Quoi de plus désagréable que de perdre un tableur sur lequel on a passé beaucoup de temps à travailler ? Pour éviter les conséquences parfois désastreuses d’une suppression intempestive de document, mieux vaut tout savoir de la récupération de fichiers à l’intérieur de suite Office. Dans cet article, nous verrons par exemple les différentes façons de récupérer un fichier Excel, soit parce que le logiciel a été fermé par erreur sans sauvegarde préalable du document, soit parce que l’ordinateur a été victime d’un dysfonctionnement ayant entraîné la perte du travail en cours.
La récupération automatique au sein d’Excel
Excel et les autres logiciels de la suite Microsoft Office disposent d’un mode de récupération automatique activé par défaut. Si le fichier a déjà été enregistré une fois, il est possible de retrouver la dernière version connue par le logiciel en suivant les instructions suivantes :
- Lancez Excel
- Cliquer sur Fichier, Informations,
- Sélectionnez Gérer le document, puis « récupérer des classeurs non enregistrés ».
Vous accéderez alors à la liste des derniers fichiers Excel stockés dans la mémoire temporaire de l’ordinateur. Notez que cette fonction est également présente dans le traitement de texte Word ou dans le logiciel de présentation Powerpoint. Pour chaque document, seule la dernière version en date est enregistrée : il n’est donc pas possible de récupérer un état antérieur du fichier Excel s’il n’a pas été sauvegardé sous un nom spécifique.
Récupérer un fichier Excel non enregistré
La manipulation fonctionne également si le fichier n’a jamais été enregistré. Quand l’utilisateur travaille sur un tableau Excel, le logiciel réalise en effet à intervalles réguliers une sorte d’enregistrement temporaire visant précisément à répondre à ces problèmes de perte de fichiers ou de fermeture intempestive. Le problème de cette mise en cache, c’est que les dernières modifications effectuées sur le fichier Excel ne sont pas toujours sauvegardées.
Il arrive aussi que l’enregistrement soit corrompu : on dispose alors d’une copie du fichier susceptible d’être récupérée, mais le résultat n’est pas garanti. Il arrive qu’Excel n’arrive pas à ouvrir le document ou que des informations manquent. Excel propose généralement dans ce cas d’effectuer une réparation du document, ce qui signifie que le logiciel va tenter de corriger les erreurs pour que le tableau redevienne accessible et consultable.
Pour les cas complexes où l’enregistrement automatique ne permet de pas de récupérer un fichier Excel, il existe des outils spécialisés capables d’aller retrouver dans la mémoire de l’ordinateur des documents récupérables mais inaccessibles pour l’utilisateur final. Parmi ces outils pour récupérer vos fichiers excel supprimés, on peut par exemple citer le logiciel Easy Recovery d’Ontrack.
Activer l’enregistrement automatique
Dans tous les cas, le meilleur moyen de se prémunir des risques de perte de fichiers consiste à activer l’enregistrement automatique au sein d’Excel. Ensuite, prenez l’habitude de sauvegarder très régulièrement vos documents de travail, soit au moyen du menu Fichier, soit en pressant simultanément les touches CTRL et S.
Entrepreneur et Geek depuis plus de 20 ans.