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Votre entreprise produit de plus en plus de documents et le volume des données qui circulent en interne a augmenté considérablement ? Vous avez constaté que vos archives vous prennent maintenant trop de place et vous aimeriez libérer un espace pour une autre utilisation de vos locaux ? Vos salariés passent également trop de temps à traiter les tâches récurrentes au quotidien ? Voici le lot des problématiques auxquelles sont confrontées les entreprises actuellement. Elles sont renforcées par la crainte de perdre des documents importants et le manque de sécurité des archives en cas de sinistre ou de litige.
Ces constats peuvent vous mener à vouloir changer votre politique d’archivage en optimisant vos données documentaires pour un meilleur partage de l’information. Afin de répondre à vos besoins, il existe heureusement des solutions de gestion efficaces pour gérer vos documents. Avez-vous pensé à la numérisation de documents ?
La numérisation de vos archives pour passer du papier au numérique
La numérisation de vos documents est une solution efficace pour optimiser votre temps et vous faire gagner en performance. De ce fait, elle est un élément à part entière dans un projet complet d’optimisation de votre gestion documentaire et d’archivage électronique de documents. Pour être efficace, le projet de numérisation et d’archivage doit être ciblé. Sa mise en œuvre nécessite une connaissance parfaite des besoins et des contraintes de l’entreprise, ainsi qu’une réflexion et l’adoption d’une stratégie.
La numérisation de documents doit vous permettre d’optimiser votre organisation administrative, afin de permettre à vos collaborateurs d’accéder aux informations et de les partager plus facilement. L’objectif : augmenter leur efficacité au quotidien. Numériser ses documents d’entreprise c’est aussi valoriser les fonds documentaires en simplifiant leur diffusion, grâce à des processus fiables et automatisés. De cette façon, il est possible de protéger vos documents efficacement et de préserver les originaux en faisant des copies numériques. Si vous faites le choix de la numérisation fidèle, votre conformité sera renforcée. La numérisation sur site peut être adaptée si vous avez des dossiers confidentiels dont vous souhaitez limiter l’accès à certains utilisateurs ou si vous voulez tout simplement protéger les informations qu’ils contiennent. Quoi qu’il en soit, passer du papier au numérique vous permet de vous libérer d’une grande partie de la gestion de vos documents tout en maîtrisant les risques de vols, de perte, d’usurpation ou de sinistres.
Comment mettre en œuvre une stratégie de numérisation et d’archivage électronique efficace ?
Vous avez pris votre décision et souhaitez numériser vos documents d’entreprise et les archiver par la suite ?
Voici les étapes et les paramètres à vérifier pour la mise en place d’un procédé de numérisation et d’archivage numérique.
Un processus de numérisation comprend la mise en œuvre d’un système complet de traçabilité pour gérer les opérations de numérisation, de la préparation des documents à leur numérisation, afin de prouver la conformité de la numérisation fidèle. Il faut également mettre en place un cryptage des données afin de préserver l’intégrité des copies électroniques, grâce à des options telles que la signature électronique, l’horodatage ou le cachet électronique. Afin de maximiser la sécurité, il est conseillé de veiller à produire une attestation de numérisation reprenant les informations de preuve et de les conserver dans un système d’archivage numérique à vocation probatoire. Selon la norme NF Z42-013, la totalité des copies numériques doivent être indexées dans un système à vocation probatoire.
Afin de disposer d’une solution opérationnelle, il peut être utile de bénéficier de l’expertise d’un professionnel en dématérialisation de documents. Ainsi, vous profiterez d’un conseil et d’un accompagnement personnalisé, et d’une solution en totale adéquation avec votre cœur de métier.
Du papier au numérique: La numérisation fidèle des documents pour plus de sécurité
De nos jours et en majeure partie, les documents papier sont élaborés à partir d’une source électronique via des outils de traitement de textes ou des bases de données, avant d’être imprimés afin d’y apposer une signature ou un tampon de l’entreprise. La nouvelle norme NF Z42-026 sur la copie fiable répond justement aux difficultés rencontrées par les entreprises en terme de viabilité des documents par la solution de la numérisation fidèle. C’est une garantie qui permet de prouver que le document n’a pas été falsifié avant ou après la numérisation. Autrement, dans le cas d’une numérisation classique qui exclue tout archivage dans un système sécurisé, la copie réalisée n’a pas de valeur juridique. En revanche, dès que la copie d’un document est réalisée selon les normes et qu’elle est indexée dans un Système d’Archivage Électronique à valeur probatoire, elle bénéficie alors de la même force juridique qu’un original au format papier. La numérisation fidèle permet de produire des copies numériques conformes à l’original.
L’article 1379 du Code Civil précise que la copie fidèle dispose de la même force probatoire que le document papier original, tout comme le décret relatif à la fiabilité des copies sur les pré-requis d’une copie électronique fiable et la norme NF Z 42-026 sur la numérisation fidèle.
Pour mettre en place une stratégie efficace de numérisation et d’archivage électronique, il faut prendre en compte la nature des documents, leurs conditions de conservation en terme de délais, et évaluer les risques liés à chacun. Ensuite, il faut déterminer les paramètres idéals de la numérisation et les conditions techniques liées à la fiabilité. Le processus de numérisation doit être surveillé à chacune des étapes. Enfin, afin que les documents numérisés aient une réelle valeur il faut les pérenniser en les indexant dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.
A noter que pour la facturation des entreprises, la législation a beaucoup évolué depuis deux ans. En effet, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent maintenant numériser toutes leurs factures et être conservées pendant 6 ans ensuite. Selon la nouvelle réglementation en vigueur, la facture papier doit être reproduite à l’identique dans sa version numérique. C’est ce qu’on appelle une copie fidèle. Cela vaut également pour les couleurs présentes sur le document, elles ne doivent en aucun cas être modifiées à l’aide d’un logiciel. Une société doit avoir à disposition une documentation interne concernant leur numérisation et leur conservation. Elle doit aussi prévoir des contrôles internes pour s’assurer que les factures sont présentes, intègres et lisibles.
Quels sont les avantages à passer du papier à l’électronique?
Dématérialiser ses documents d’entreprise présente de nombreux avantages, et c’est surtout une sécurité supplémentaire. Pour numériser et archiver ses documents, il existe des espaces de stockage ou des systèmes d’archivage sécurisés pour tous les types de documents.
Par ces différents systèmes, il est plus facile de maîtriser les coûts et la gestion des documents. Cela permet aussi de libérer du temps pour d’autres tâches. C’est donc un gain de temps favorable au développement de l’entreprise et à sa pérennité. De plus, ces solutions répondent parfaitement aux exigences légales des durées de conservation. L’accès aux informations est facilité pour favoriser une meilleure communication en interne. Enfin, c’est l’assurance que les données de l’entreprise sont protégées grâce à un système sécurisé.
LOCARCHIVES, spécialiste en solutions de numérisation et d’archivage de documents peut vous aider à numériser vos fonds documentaires et mettre en place un système d’archivage électronique fiable. Notre équipe vous accompagne et vous propose la meilleure solution pour passer facilement du papier au numérique.
Entrepreneur et Geek depuis plus de 20 ans.