Entreprise : quels sont différents types de factures ?

En tant qu’entrepreneur, il est crucial de connaître le rôle et les modalités des différents types de facture. En effet, la facturation est un élément incontournable de toute transaction commerciale et elle se décline sous plusieurs formats. Ainsi, dans cet article, nous allons passer en revue les différents types de factures que vous pourriez solliciter dans le cadre de votre activité. Nous aborderons également quelques questions importantes autour de la facturation.

L’importance d’une facture

Une facture est un document commercial, comptable et juridique, émis par un vendeur à un acheteur. Elle décrit et quantifie les biens ou services fournis et leur prix, constituant ainsi une demande formelle de paiement. Elle constitue également la preuve d’une transaction.

Plus qu’un simple document, la facture est un outil de gestion indispensable. Elle permet non seulement de formaliser une vente, mais aussi de tenir à jour la comptabilité, de justifier une recette en cas de contrôle fiscal et de suivre et gérer les règlements clients.

Gérer ses factures

Aujourd’hui, l’utilisation d’un logiciel de facturation est devenue monnaie courante. En effet, un tel logiciel facilite grandement la production de ces documents, aide à réduire les erreurs, facilite la gestion des factures en retard, et contribue à la présentation d’une image professionnelle de votre entreprise.

Cependant, tous les logiciels de facturation ne se valent pas. Certains peuvent ne pas prendre en charge tous les types de factures, ou peuvent être plus compliqués à utiliser que d’autres. Il est donc important de choisir un logiciel qui répond à vos besoins spécifiques, qui est facile à utiliser, et qui offre un bon rapport qualité-prix. Il est également possible de combiner un logiciel de facturation avec un logiciel de comptabilité.

Combien de temps doit-on conserver les factures ?

Il est essentiel de conserver vos factures, mais la durée pendant laquelle vous devez les garder peut varier en fonction de la réglementation applicable :

• Réglementation commerciale. Selon l’article L. 123-22 al 2 du Code de commerce, toutes les factures, comme l’ensemble des documents comptables, doivent être conservées pendant une période de 10 ans.
• Réglementation fiscale. L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales stipule que le délai de conservation des factures est de 6 ans à partir de leur émission.
• Réglementation économique. Selon l’article R. 441-3 du Code de commerce, un exemplaire de chaque facture doit être conservé pendant au moins 3 ans à compter de la date de la vente des biens ou de la prestation de services.

Dans la pratique, il est recommandé de conserver les factures pendant 10 ans. Elles peuvent être conservées soit sous format papier, soit sous format électronique. Bien entendu, il est préférable de les avoir en format électronique.

Les différents types de factures

Passons maintenant aux différents types de factures. Chaque type correspondant à une étape spécifique d’une transaction commerciale. Le choix du type de facture à émettre dépend donc de la nature de cette transaction.

Facture proforma

Une facture proforma est un document commercial préliminaire émis par le vendeur à l’acheteur avant que la marchandise ne soit livrée ou le service rendu. Elle détaille les produits ou services à fournir ainsi que leur coût, mais ne demande pas de paiement.

Elle est souvent utilisée comme une sorte de devis provisoire. Elle n’a aucune valeur légale ou comptable.

Facture d’acompte

Émise avant le début de la prestation ou de la livraison de la marchandise, la facture d’acompte permet de sécuriser une partie du paiement. Notez qu’il faut reporter l’avance sur la facture finale.

Facture intermédiaire

Elle permet de facturer au client une partie de la prestation avant son achèvement, d’étaler un paiement. Elle peut être émise à des intervalles réguliers (chaque mois, par exemple) ou à l’achèvement de certaines étapes du projet.

Facture de doit

Aussi appelée facture commerciale ou facture finale, la facture de doit est la plus courante. Elle est émise une fois la prestation achevée ou la marchandise livrée, et demande le paiement de l’intégralité du montant dû par l’acheteur

Facture d’avoir

Aussi connue sous le nom de facture rectificative ou d’annulation, la facture d’avoir (communément appelé “avoir”) est émise pour annuler ou réduire une facture précédente, puisqu’il est impossible et interdit de supprimer une facture.

Elle est utilisée pour corriger une facture incorrecte, accorder un rabais ou une remise, ou traiter un retour de marchandise.

Facture de clôture

Émise à la fin d’un projet, la facture de clôture récapitule tous les paiements effectués jusqu’à présent et indique le solde restant dû.

Facture de régularisation

Elle est émise pour ajuster une facture précédente lorsque le montant facturé était une estimation. Elle est couramment utilisée dans les services d’énergie, par exemple, où l’utilisation réelle peut varier d’un mois à l’autre.

Facture véritable

La facture véritable, également appelée facture définitive, est une facture qui a été vérifiée et approuvée pour le paiement. Elle est généralement émise après qu’un bon de commande ou une facture proforma a été accepté.

L’importance de choisir le bon type de facture

Ces différents types de factures ont chacun leurs spécificités et sont adaptés à des situations précises. Sélectionner le type de facture approprié pour chaque transaction est un élément essentiel de la gestion efficace d’une entreprise. Il est impératif d’assurer la précision des registres financiers, de faciliter le suivi des paiements, et d’assurer la gestion de la relation client en émettant des factures appropriées.

En effet, un mauvais choix du type de facture pourrait entraîner des malentendus, des erreurs de comptabilisation et des retards de paiement. Également, cela peut créer de la confusion chez les clients et potentiellement nuire à votre réputation. Heureusement, vous êtes désormais informé sur l’utilisation de chaque de type de facture.